Automatická odpověď na e-mail je užitečný pomocník v případech, kdy se chystáte být nějaký čas bez internetu. Může se jednat o dovolenou, nemoc, nebo cokoliv jiného. Co napsat do automatické odpovědi na zprávu?
OOO (out of office – mimo kancelář) je jako šikovná asistentka. Komukoli, kdo napíše na daný e-mail, odešle zprávu v předem připraveném formátu. Klienti a kolegové tak snadno pochopí, že jste právě nedostupní a budou situaci řešit s někým jiným, případně se spojí skrze kanál, který jim ve zprávě zmíníte.
Připravili jsme pro vás 7 odpovědí, které můžete začít využívat ve svém e-mailu. Stačí je doplnit o detaily jako vaše číslo a můžete s klidným svědomím odjet na dovolenou.
Co nezapomenout zmínit v odpovědi na e-mail?
Neopomeňte zmínit informace, které mohou vyřešit potřeby odesílatele zprávy. Pokud např. pracujete v tiskárně, pravděpodobně budete nechávat kontakt na kolegy, kteří mohou objednávku vyřídit za vás. Nutné je také zvážit, zda komunikujete i v angličtině a přejete si zasílat odpověď ve 2 jazycích.
- Zmiňte, kdy budete opět k dispozici a jak dlouho vaše nepřítomnost potrvá.
- Napište kontakt na kolegy (jméno, e-mail i telefon).
Vzory automatických odpovědí na e-mail
1. Stručná a oficiální odpověď
[Váš pozdrav],
ve dnech [od-do] jsem mimo kancelář. V případě potřeby kontaktujte kolegyni [jméno kolegyně] na mailu [e-mail kolegyně]. Děkuji za pochopení,
[Váš podpis]
2. Oficiální, přátelská odpověď
[Váš pozdrav],
děkuji za zprávu, kterou si bohužel v tuto chvíli nemohu přečíst, neboť si užívám zasloužené dovolené. Z dovolené se vracím [datum návratu].
Odpovím Vám hned po návratu zpět. Pokud jde o něco urgentního, napište nebo zavolejte kolegovi [jméno] na [e-mail] a [telefon].
Děkuji a přeji Vám hezký den
[Váš podpis]
3. Krátká odpověď pro ty, co nechtějí příliš sdělovat
[Váš pozdrav],
až do [datum návratu] jsem mimo kancelář. K vašemu e-mailu se dostanu po návratu.
[Váš podpis]
4. Neformální odpověď, nebojte se humoru
[Váš pozdrav],
děkuji za e-mail. Právě se prodírám deštným pralesem a na internet se až do [datum návratu] nedostanu. Pokud jde o něco urgentního, napište nebo zavolejte kolegovi [jméno] na [e-mail] a [telefon], nebo pošlete holuba.
S přátelským pozdravem,
[Váš podpis]
5. Neformální odpověď z dovolené u moře
[Váš pozdrav],
Děkuji za e-mail. Právě polehávám u moře, piju drink s paraplíčkem a na internet se až do [datum návratu] nedostanu. Pokud jde o něco urgentního, napište nebo zavolejte kolegovi [jméno] na [e-mail] a [telefon].
S přátelským pozdravem,
[Váš podpis]
Vzor anglické odpovědi na e-mail
Někteří z nás pravidelně komunikují i v jiných jazycích. V angličtině jsou přístup a pravidla stejná.
6. Stručná verze
[Váš pozdrav],
Thank you for your email. Your message is important to [Us/Me] and [I/We] will respond as soon as possible.
Thanks!
[Vaše jméno]
7. Obsáhlejší verze s kontaktem na kolegu:
[Váš pozdrav],
Thank you for your message. I am currently out of the office, with no email access. I will be returning on [datum návratu].
If you need immediate assistance before then, you may reach me at my mobile – [mobilní číslo].
Sincerely,
[Vaše jméno]
