Vyhněte se různým poplatkům z prodlení a usnadněte si celý proces fakturace. Docílíte toho tím, že budete mít ve svých účetních dokumentech pořádek. V současnosti existuje několik možností, jak jednotlivé dokumenty archivovat. Kromě běžného zakládání papírů do pořadačů ale vyzkoušejte také efektivní online systémy.
Běžte s dobou, buďte online
Online fakturační systém vám pomůže udržovat pořádek ve fakturacích a zjednoduší vám práci. Přehledně v něm vidíte, které vaše faktury klient už uhradil a které jsou stále nezaplacené. Nemluvě o tom, že faktury mají elektronickou podobu, takže nezabírají místo ve vaší skříňce nebo na poličce.
Online fakturace má řadu výhod. Kromě toho, že vám umožní přehledně sledovat úhrady faktur, urychlí také proces jejich evidence a zabrání chybovosti v číslování dokumentů nebo ve vypisování jednotlivých údajů. Plusem je také neustálý přístup k fakturám, díky čemuž můžete potřebný dokument zkontrolovat a upravit kdykoli.
Všechny dokumenty roztřiďte
Ne všechnu dokumentaci lze řešit online. Některé dokumenty musíte uchovávat v tištěné podobě ve své kanceláři nebo archivu. Jak tedy udělat pořádek v klasických papírech? Nejprve je všechny roztřiďte a zjistěte, které už nepotřebujete. Staré účtenky nebo faktury, které vám na poličce leží už léta, vyhoďte. V archivu jen zbytečně zabírají místo.
Jiné staré dokumenty, které vyhodit nechcete, například smlouvy, které už sice nejsou aktuální, ale v budoucnu by mohly představovat důkazní materiál, naskenujte a uložte v počítači, na externí disk nebo do cloudu. Postupně totéž udělejte také s dokumenty, které ve fyzické podobě zatím máte.
Čím méně papírů máte, tím lépe. Vyhnete se tak zbytečnému nepořádku a chaosu.
Dokumenty skladujte podle systému
Základem pořádku v dokumentech je vytvořit si určitý systém, kterému bude rozumět každý, kdo s papíry bude pracovat. Systém archivace by měl být jednoduchý a snadno udržitelný, aby vám zbytečně nekomplikoval práci.
Dokumenty můžete třídit například abecedně, podle jmen klientů nebo názvu jejich společnosti. Jinou alternativou je třídění podle data nebo projektů, na kterých jste pracovali, případně podle toho, jak často dokumenty využíváte. Nejméně využívané papíry umístěte ve skříňce na spodních poličkách a nejčastěji využívané zase v úrovni vašich očí.
Pořiďte si pevné desky a pořadače
V množství papírů, účtenek a dalších dokumentů se orientuje mnohem jednodušeji, když je máte založené v pořadačích nebo pevnějších deskách. Ty také zajišťují, že, až budete dokumenty potřebovat, snadno je z police vytáhnete bez rizika, že se mezi sebou promíchají.
Také v jednotlivých deskách mějte pořádek
Pořádek musíte mít nejen na policích a regálech, ale také v samotných pořadačích, ve kterých archivujete faktury, reklamační listiny a další dokumenty. V jednom pořadači byste měli mít vždy jen jeden typ dokumentu týkajícího se jednoho klienta nebo projektu.
Pokud je dokumentů méně, místo velkého pořadače si na jejich archivaci pořiďte papírové obaly nebo měkké desky. V některých případech poslouží také běžné euroobaly.
Využívejte barevné nálepky a značky
Dokumenty, které potřebujete, najdete v archivu rychleji, když je budete označovat velkými písmeny nebo barevnými nálepkami. Štítky si můžete pořídit v papírnictví nebo si je vytiskněte a následně pomocí lepicí pásky nalepte.
